Arbeitszeugnisse. Klar. Fair. Rechtssicher.
Lösungen · HR-Teams

Standardisierte Zeugnis-Prozesse für HR-Abteilungen

Wenn Sie 50 bis 500 Zeugnisse pro Jahr ausstellen, wird Konsistenz zur Schlüsselgrösse. ZeugnisPilot bringt die Disziplin Ihrer Vorlagen in den Generationsprozess — mit Audit-Trail.

Firmenregistration starten Demo ansehen
  • Vier-Augen-Workflow eingebaut
  • Audit-Log pro Zeugnis
  • Tonalitäts-Profile pro Vorlage
Pain Points

Was HR-Teams täglich frisst

Inkonsistente Qualität

Jede Führungskraft formuliert anders. HR korrigiert pro Zeugnis stundenlang Tonalität, Codes und Vollständigkeit nach.

Audit-Lücken

Wer hat was wann freigegeben? Wer hat den Compliance-Check gemacht? Bei Berichtigungsklagen fehlt die nachvollziehbare Spur.

Vier-Augen-Prozess als E-Mail-Pingpong

Word-Dateien wandern per Mail hin und her. Versionskontrolle und Statusübersicht fehlen.

Mehrmandantenfähigkeit

In Konzernen oder bei Treuhand-Mandaten brauchen Sie pro Tochter/Mandant separate Templates und Audit-Trails.

HR-spezifische Funktionen

Was ZeugnisPilot löst

Standardisierter Workflow

5-Schritte-Wizard zwingt zur Vollständigkeit. Keine Sektion wird vergessen.

Compliance-Disziplin

Vier-Kategorien-Check (OR 330a, Codes, Form, Diskriminierung) vor jeder PDF-Erstellung. Audit-Log dokumentiert Entscheidungen.

Vier-Augen-Workflow

Zwei Unterzeichner im Layout vorgesehen. Statusübersicht zeigt Entwürfe, Reviews und Freigaben.

Multi-Mandanten (Enterprise)

Pro Mandant eigene Vorlage, Logo, Unterschriften und Compliance-Profile. Audit-Logs getrennt.

Tonalitäts-Profile

Förmlichkeit, Länge, Wohlwollen und Aufgaben-Detail als Slider. Für jede Hierarchiestufe das passende Profil.

API & SSO (Enterprise)

SCIM-Provisionierung, SAML-SSO und Audit-Export-API. Integration in bestehende HR-Tooling-Landschaft.

Wie das in der Praxis läuft

Vier-Augen-Workflow im Detail

  • Erste Person (HR-Operations): erfasst Daten, wählt Standard, gibt Bewertung ein, generiert Entwurf.
  • Compliance-Check: KI markiert Befunde mit Severity (high/medium/low). HR entscheidet pro Befund: annehmen, ablehnen, überschreiben.
  • Zweite Person (HR-Lead oder Führungskraft): sieht den finalen Editor-Text + Compliance-Status. Letzte Änderungen, dann Freigabe.
  • PDF-Erstellung: mit beiden Unterschriften, Doc-ID, Inhalts-Fingerprint, QR-Code zur Empfänger-Verifikation.
  • Audit-Trail: Wer hat wann was geändert, welche Compliance-Befunde wurden wie behandelt.
FAQ

Häufige Fragen

Wie funktioniert der Vier-Augen-Workflow konkret?
Im PDF-Layout sind zwei Unterschriftsfelder vorgesehen (typischerweise GL + HR). Die zweite Person sieht den Compliance-Check-Output und kann Änderungen am Editor-Text vornehmen, bevor das PDF generiert wird. Im Audit-Trail ist dokumentiert, wer welche Befunde angenommen oder abgelehnt hat.
Können wir Tonalitätsprofile pro Hierarchiestufe definieren?
Ja. Im Pro- und Enterprise-Plan können Sie pro Vorlage Default-Werte für die vier Tonalitäts-Achsen (Förmlichkeit, Länge, Wohlwollen, Aufgaben-Detail) hinterlegen. Beispiel: für C-Level-Funktionen "förmlich + ausführlich + sehr wohlwollend".
Wie sieht das Audit-Log aus?
Pro Zeugnis: Erstellungs-Zeitstempel, generiertes Modell, eingegebene Note, Tonalitäts-Achsen, Compliance-Befunde mit Severity, angewendete Korrekturen, finaler Editor-Text-Hash, Unterzeichner, PDF-Doc-ID und Inhalts-Fingerprint.
Können wir bestehende Word-Vorlagen übernehmen?
Im Pro-Plan können Sie eine bestehende Vorlage als Stilreferenz hochladen. Das Modell übernimmt nur Aufbau, Tonfall und Wortwahl — keine konkreten Personen oder Sachverhalte. Layout (Briefkopf, Unterschriftsblock) hinterlegen Sie einmalig im Profil.
SSO und SCIM — ab welchem Plan?
Im Enterprise-Plan. SAML 2.0 und OIDC sind unterstützt. SCIM-Provisionierung für Mitarbeiterzugänge ebenfalls. Setup mit unserem Customer Success Manager.
Wie verhält sich ZeugnisPilot zu DSG / DSGVO?
Wir sind Auftragsverarbeiter für die Zeugnisdaten. Der AVV liegt für Pro- und Enterprise-Kunden bereit. Personendaten verlassen die Schweiz nicht (Hosting in Zürich), Anthropic verarbeitet die Texte als Sub-Prozessor in der EU. Speicherdauer: standardmäßig 5 Jahre, individuell anpassbar.
Was ist mit Berichtigungsverlangen?
Wenn Mitarbeitende ein bestehendes Zeugnis berichtigen lassen, können Sie eine neue Version mit derselben Doc-ID-Reihe erstellen. Die ältere Version bleibt im Audit-Log, das PDF kann widerrufen werden — die Verifikationsseite zeigt dann "widerrufen" an.

Wenn Konsistenz wichtiger ist als Geschwindigkeit

Pro-Plan freischalten und im Team gemeinsam standardisieren. Bei Bedarf SSO und Audit-Export.

Firmenregistration startenEnterprise-Optionen