Alle Dokumente. Pro Mitarbeitendem. Mit Legal-Hold.

Verträge, Diplome, Zeugnisse, Lohnnachweise — strukturiert pro Mitarbeitendem, mit automatischen Aufbewahrungsfristen und Litigation-Hold auf Knopfdruck. DSGVO + FADP konform.

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Strukturiert pro Mitarbeitendem & Anstellung
Automatische Aufbewahrungsfristen + Legal-Hold
Versionierung mit SHA-256-Fingerprint

Module

Was der Doc-Vault kann

Multi-Employment-Struktur

Eine Person, mehrere Anstellungen, eigener Doc-Vault pro Anstellung. Cross-Employment-Sicht für übergreifende Dokumente (z.B. Diplome).

Aufbewahrungsfristen automatisch

Pro Dokumenttyp konfiguriert (Lohnausweis 10 J., Zeugnis-Entwurf 2 J., …). Automatische Pseudonymisierung nach Frist.

Legal-Hold mit einem Klick

Bei Rechtsstreit: ein Klick → automatische Löschung aussetzen, Audit-Eintrag, Hold-Dauer dokumentiert. Aufhebung mit GL-Approval.

Versionierung & Fingerprint

Jede Datei mit SHA-256-Inhalts-Fingerprint. Neue Version = neue Slice. Vergleiche und Rollback möglich.

Attention-Checks

Engine prüft regelmässig: ablaufende Verträge, fehlende Diplome, alte Bewertungen. HR sieht Liste der zu erledigenden Punkte.

Suche & Filter

Volltext-Suche über Metadaten + Inhalt (PDF-Text). Filter nach Typ, Anstellung, Aufbewahrung, Hold-Status. Skaliert auf 5'000 Mitarbeitende.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Dokumenttypen werden unterstützt?

PDF, Word, Excel, Bilder (JPG/PNG), E-Mails (.eml). Pro Typ ist eine Aufbewahrungsfrist und ein Pflicht-Status konfigurierbar (z.B. Arbeitsvertrag = Pflicht, Zeugnis-Entwurf = optional).

Was passiert bei Mitarbeiter-Austritt?

Aktive Doc-Vault-Inhalte werden in den Archive-State versetzt. Aufbewahrungsfristen laufen weiter (BVG-Daten 10 J.). Nach Ablauf: automatische Pseudonymisierung oder Löschung — ausser Legal-Hold ist aktiv.

Wie funktioniert Legal-Hold?

Klick auf 'Hold' bei Mitarbeitendem oder Dokument → automatische Löschung wird ausgesetzt, Audit-Eintrag mit Begründung. Aufhebung erfordert GL-Approval. Pro Hold ist eine maximale Dauer konfigurierbar.

Können Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente sehen?

Ja — pro Dokumenttyp konfigurierbar. Lohnausweise und Verträge: ja. Zeugnis-Entwürfe oder interne Bewertungen: nur für HR. Self-Service-Portal zeigt nur was erlaubt ist.

Was sind Attention-Checks?

Engine läuft täglich und prüft: Verträge die in den nächsten 30 Tagen ablaufen, fehlende Pflicht-Dokumente, Mitarbeitende ohne aktuelle Bewertung. HR sieht eine priorisierte Liste — Symbol-Glocke im Header zeigt Anzahl offener Punkte.

Doc-Vault statt Filesharing-Chaos.

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